誤配信の対応と措置は?

まずは誤って配信したことを告げて謝罪が必要

全く違う相手に送信してしまったとき、メールをもらった方はなんのことか分からず戸惑います。だからすぐに宛先を間違ったこと、メールの内容は削除してほしいことなどをとりあえずメール、または電話で相手方に伝えましょう。取引先とのプロジェクトの内容など重要機密だった場合は信用を失ってしまう可能性があるため、すぐに上司にも報告します。対応を協議し、本来送る相手に対して誠実な対応を行う必要があります。メール内容を誤って他の方に送信し、削除依頼を行ったことも告げて謝罪し、今後の対応について話し合いを行いましょう。対応が遅れるほど状態が悪化するため一人で解決しようとせず、上司や同僚に打ち明けて相談することが大切です。

誤送信しないための対策を行い報告する

再度同じように誤送信してしまうと、信頼関係はより揺らいでしまいます。だから社内で、誤送信対策を早急に行わなければなりません。本人が確認した後、他の人にもう一度確認してもらってから送信すると失敗が減ります。けれども忙しいときには、時間をロスしてしまう方法です。誤送信を防ぐシステムを導入すれば、送信できる相手や利用者を制限できます。予めどんな内容を送信するか申告させ、システムに照合させることで誤りがないか2重にチェックすることも可能です。十分な対策を行い社内で運用を開始したら、どんな対策を実施したか迷惑をかけた相手にきちんと報告し、再度謝罪をします。相手の信頼を取り戻せるよう、スムーズに導入して報告しましょう。